Bullshit-free emails

Отже вияснили, що фрази:

- Per my last email
- Not sure if you saw my last email
- Per our conversation/call
- As already noted below
- As previously discussed
- Sorry for the double email
- As I've already mentioned.

НЕ ГОДЯТЬСЯ для фолоапів. І що потрібно просто ще раз переформулювати ваш запит у формі прохання чи питання.
Але що робити, якщо відповіді немає, а рішення потрібне?

Один з варіантів використати техніку IF...THEN.
Тобто, написати щось типу:

📩
Please let me know whether you want to make any more changes to the project estimation suggested by the X team. If I do not hear back by Friday, March 22nd, I will assume you are good with it and send it to the customer.

У деяких випадках, вона може допомогти
- зменшити кількість подальших імейлів
- провалідувати очікування і припущення
- тримати в курсі або навіть і "мотивувати" відповісти

Основний плюс цієї техніки, що як мінімум ви повідомили читача, що буде відбуватися, тобто все максимум чесно.
Але, так, відповідальність за дії все одно прийдеться взяти на себе.

Як думаєте, це маніпулятивна техніка чи інколи використовуєте?

Тому, для ефективного фолоапу потрібно:

1. Ще раз сформулювати ваш запит.Так, усе настільки просто. Підсумувати у двох-трьох влучних реченнях, нікого при цьому ні в що носом не тикаючи, не натякаючи, не агресуючи, не вигадуючи виправдання, не позичаючи в сірка очі.

2. Нарешті встановити дедлайн. Неодмінно вкажіть, на коли потрібна відповідь. Повірте "I need/ I'd be grateful for your input on Х by [date/time]" не заслужить вам репутацію pushy and bossy, а от від невиконаної роботи чи завалених термінів лейбл "incompetent" може "причепитися" надовго.

3. І не відтягуйте. Як думаєте через який час варто фолоапити колегу? А клієнта?

Спробуйте виконати ці 3 пункти і в можливо фолоап перестане бути таким ненависним різновидом ділового імейлінгу.

А зрештою про фолоапи я уже писала https://uppr.com.ua/blog/articles/not-sure-if-you-saw-my-last-email

Обмеження — це добре. Дуже добре.
Обмеження — це насправді замасковані переваги. Головне навчитися їх використовувати.
Обмежені ресурси змушують нас розумно розпоряджатися тим, що є. І це спонукає до креативності.

Письменники, наприклад, повсякчас накладають на себе обмеження для того, аби повніше творчо розкритися. Згадаєте Хемінгуея та його відомий твір у шість слів чи Шекспіра, геній якого засяяв саме через обмеження форми у сонетах (чотирнадцять рядків, написаних п’ятистопним ямбом).
Найвідоміша промова (Gettysburg Address) А.Лінкольна тривала 2 хвилини та містила лише 272, a Twitter здобув популярність саме завдяки обмеженням.

Я не перестаю дивуватися креативності деяких рекрутерів (таких одиниці, на жаль), які не лінуються писати повідомлення при додаванні в LinkedIn та одразу можуть завоювати цікавість кандидатів за допомогою усього 300-х символів.

Насправді це супер скіл — формулювати свої думки коротко, і обмеження сприяють його розвитку.

В імейлах таким обмеження може виступати readability index.

Згідно з дослідженнями the American Press Institute, більшість читачів зрозуміють 90% контенту з першого прочитання, якщо речення складається в середньому з 14 слів, і лише 10 % - якщо речення містить 43+ слів. Martin Cutts, автор Oxford Guide To Plain English, радить наступне: “Over the whole document, make the average sentence length 15-20 words.”
А best practice журналістської практики вважається не більше 75 слів на параграф.

Чи варто тепер рахувати слова у своїх імейлах? Думаю, що це як з калоріями, толку мало, а зусиль і часу чимало. Але, що варто точно робити - це присвяти одну ітерацію пруфрідингу заради скорочення тексту. І тут KISS tools вам у допомогу.

У коментарях до попереднього поста про GPT все правильно написали: з чатом так просто налагодити відносини не вийде.
Тут, як і скрізь, спрацьовує айтівський принцип GIGO (Garbage In, Garbage Out). Тобто, що б вийшов більш-менш пристойний варіант, потрібно буде погратися з ТЗ.

Можна, наприклад, поекспериментувати зі стилями та tone of voice, дати завдання написати більш friendly месидж чи навпаки, або змінити formal на semi formal чи more business-like. Також, інколи не зайвим буває "попросити" зменшити градус ввічливості та розкланювань.

Ну й один із самих ефективних запитів до чату - це, звісно, скоротити. Можна задавати кількість слів чи символів, але навіщо заморочуватися, якщо проста команда "Make it shorter" теж працює.

Зазвичай, 3-4 таких ітерації, і... вуаля, готово!
Ось до чого доскорочувався чат у моєму випадку. Spoiler: в обох варіантів є до чого причепитися.

1. Quick update: we need to reschedule our upcoming meeting on [date and time]. Apologies for any inconvenience. Working on a new time and will share details soon. If you have preferences, let us know.
2. Hope you're well. We need to shift our meeting to Thursday at 3:00 PM. Does that work for you, or can we find another time that suits everyone? Thanks for your flexibility.

1.
- Цей варіант мені взагалі не сподобався. Якось занадто по-панібратськи та егоїстично вийшло: We need і тому подібне. Взагалі, писати we need to reschedule, якщо лише одна сторона є ініціатором перенесення зустрічі, - абсурд з точки зору логіки. Так, може написати лише той, кому менше потрібно. І то, ввічлива людина завжди перепросить спершу.
- Тому вибачення в такому імейлі я б винесла на початок.
- І коли скасовуєте щось, то краще пишіть одразу конкретну пропозицію на коли перенести (дату і годину або декілька можливих слотів).
- А ось це - If you have preferences, let us know. - взагалі зайве. Якщо комусь не підійде час і без вашого дозволу відпишуть.

2.
- Hope you're well. - занадто стандартний social opening, тому краще щось більш персоналізоване вигадати або скіпнути.
- We need to shift our meeting - як і в першому варіанті
- can we find another time that suits everyone? - це зайве. Було б достатньо просто закінчити: "Does that work for you?"
- Thanks for your flexibility. - з тої ж опери, що і thanks in advance. Дякувати потрібно лише за те, що уже зроблено чи погоджено, тоді подяка не буде виглядати як маніпуляція.


Отже, AI дійсно варте уваги та може виручити у багатьох випадках та зекономити час. Але HI (Human Intelligence) ніхто не відміняв. Вашого клієнта найкраще знаєте та відчуваєте тільки ви, тому скоріше всього після чату GPT правити все одно прийдеться.

Для чого чат точно згодиться, так це щоб перевірити граматику та розставити пунктуацію.

Пам'ятаєте, я давала завдання перенести міт з клієнтом?

Так от погляньте як з цим справився чат GPT.

Subject: Update on Meeting Schedule
Dear [Customer's Name],

I trust this message finds you well.
I wanted to reach out and let you know that we find ourselves in the unfortunate position of needing to reschedule our upcoming meeting, originally slated for [date and time].

Unforeseen circumstances have come into play, and we are committed to ensuring that our discussions are both productive and convenient for all participants. With that in mind, we are actively working to identify a new date and time that aligns with everyone's availability.

We sincerely apologize for any inconvenience this may cause and appreciate your understanding. As soon as we finalize the details for the rescheduled meeting, we will promptly share the updated information with you.

If you have any preferences or constraints regarding the new meeting schedule, please feel free to communicate them to us. Your input is valuable as we work to make this adjustment as seamless as possible.

Thank you for your flexibility and understanding in this matter. We look forward to reconvening and appreciate your continued partnership.

Best regards,

Спробуйте проаналізувати, які основні комунікативні помилки допустив чат?
А що вдало вийшло?
Ви б здогадалися, що це "творчість" AI, а не людини?
Користуєтеся GPT для ваших текстів?

Хочу показати приклад чудесної трансформації, яка відбувається, коли you get the point and get it right.

Раніше я пропонувала поліпшити повідомлення про скасування зустрічі, викинувши звідти повтори, егоїзм, зайві фрази та смисли й додавши фокусу на читача та конкретики.

І от що вийшло у одного з коментаторів.
Спойлер: brilliant, I suppose.

Отже, нагадую, було:
I remember we agreed to have a meeting this Wednesday. I cannot do this on Wednesday. Since the issue under discussion is urgent and we should quickly find the solution to the problem I suggest having a short call instead of the meeting. As for me, I’m open for discussion in the second part of Wednesday. Can I call you then?

І стало:
Can I ask you to discuss the [issue name] over a call on Wed after 12 PM?
I can’t attend our meeting on Wed, unfortunately, and would like to not let the issue slip.
Sorry about cancelling the meeting on a short notice!

Як вам? Відчувається різниця?

Якщо попридиратися та побуквоїдствувати, то ще краще було б так написати:

Can we please discuss the [issue name] over a call on Wed at 12 p.m.? Unfortunately, I can't attend our meeting on Wed and wouldn't like to let the issue slip.
Sorry about cancelling the meeting on short notice!

Але все те дрібниці.