⌘243. PARA: як організувати хаосМи всі там були: щось швидко записано в "saved messages", створений гугл док, запис в Notes, замітки на папірці тощо.
Для того, щоб швидко не втратити думку та не забути – ок, але для майбутнього пошуку та організації інформації такий формат зберігання – катастрофа.
Щоб знайти потрібне, доводиться прокручувати десятки сторінок, відкривати купу папок, а в підсумку – просто шукати ще раз, або наново питати у людей, які давали цю інформацію.
Якщо в тебе немає системи зберігання та управління інформацію, то вітаю – у тебе є хаос.
Метод, про який я сьогодні хочу розказати, до банального логічний та простий для впровадження. Називається він
PARA, та дозволяє перетворити цей хаос на порядок.
Створив та описав його Тьяго Форте, консультант з продуктивності, який вивчав, як люди працюють із даними, і зрозумів головне: проблема не в тому, що інформації багато, а в тому, що її зберігають абияк.
У своїй (досить відомій) книзі
Building a Second Brain він пояснює, як організувати свої знання так, щоб вони реально працювали на тебе, а не перетворювалися на бездонну яму.
Тож як влаштована PARA? Це чотири полички, по яких можна логічно розкласти все необхідне:
1.
Projects (проєкти) – конкретні задачі, над якими ти працюєш просто зараз та які мають чіткий кінцевий результат. Наприклад, запуск рекламної кампанії, написання тексту або підготовка презентації.
2.
Areas (сфери) – довгострокові напрямки, за які ти несеш відповідальність. Фінанси, здоров’я, навчання, сім’я – усе, що треба регулярно підтримувати в робочому стані.
3.
Resources (ресурси) – корисні матеріали, які можуть знадобитися, але не потребують негайних дій. Наприклад, статті, гайди, дослідження.
4.
Archives (архів)
– усе, що вже не актуальне, але потенційно може стати в пригоді пізніше.
Щоб це застосувати, достатньо зробити три прості кроки (але час "порядку" залежить від обсягів інформації, яку ти зберігаєш та з якою працюєш):
1. Переглянь усе, що зберігаєш: нотатки, файли, задачі, ідеї, навіть сервіси.
2. Розклади по чотирьох категоріях. Це можна зробити папками локально, на телефоні, в Notes або в Google Drive. Можна розділити вкладками чатів в Telegram. Буквально всюди, де тобі зручно.
3. Перевір, як ти працюєш. Якщо якась папка розростається до хаосу – значить, її варто додатково поділити або чистити частіше.
Сміливо закидай те, в чому не впевнений зараз в архів. Постав собі нагадування раз на місяць переглядати архів та видаляти чи переносити в інші папки те, що потрібно.
Це працює, бо ти закриваєш питання "а де я це поклав?" – немає більше хаотичних папок "Важливе", "Різне" та "Інше".
Це працює, бо ти зменшуєш когнітивне навантаження. Менше рішень – менше стресу. Ти не витрачаєш сили на пошук, а фокусуєшся на конкретних задачах.
І ще це працює, бо ти просто пришвидшуєш виконання задач – не витрачаєш зайві 20 хвилин, щоб згадати, що вже зроблено, а одразу продовжуєш із потрібного місця.
Я використовую цей підхід, зрозуміло з необхідним мені допрацюванням, вже багато років одночасно в декількох системах.
Всі локальні файли у мене лежать в iCloud (зручно, бо навіть якщо втрачу доступ до девайса чи сам девайс – є інші, з яких є доступ: макбук, айфон, айпад).
Для прикладу, там є папка "1. Projects", всередині якої є "1.1. Netpeak", "1.2. Podcast" і так далі.
Аналогічно в мене влаштована система всередині Google Drive, де я зберігаю всі документи, таблиці та презентації.
Так само в Telegram розподілені люди та чати, так само в Notes розкладені замітки.
Коли мені потрібно в гугл-документ зі стратегією подкасту додати логотипи та відправити редактору – я нічого не шукаю та не згадую. Я просто автоматично знаю де все це лежить.
Фінально додам про "Archives", мій улюблений підхід навіть під час генерального прибирання вдома. Все, що не потрібно, скласти в якусь окрему коробку, яку можна сховати під ліжком. Періодично додавати туди якийсь мотлох, а старий передивлятися та викидати у смітник.
Коли такий підхід впроваджуєш у свої робочі процеси – все стає приємніше, охайніше та ефективніше.
#менеджмент
@chumandriy