Eugene K - the BA🇺🇦

Поки чекаю останній мітинг 🙆 і в цілому перед останнім ривком зі справами🏁, що лишилися, хочу повідомити, що йду у відпустку 🎉
І дуже вона у нагоді: вже десь третій тиждень я думаю, що сьогодні - п'ятниця. 🤪
Тому треба відпочити, нічого особливо, домашні, сімейні справи, спокій - та й вже добре. 👍
Може ще напишу якийсь підсумковий річний пост, але в цілому буду намагатися відпочивати. 💤

Якщо хтось ще йде у відпустку - ставте єдинорога 🦄
Всім-всім бажаю промінчиків свята і радощів у найближчі два тижні. ☃️

Оці три пости і сама тема визначення цінності БА може здаватися чимось менеджерським і "взагалі, навіщо воно рядовому БА?". Але насправді, усвідомлюючи цінність вашої ролі і потреб клієнта може суттєво покращити ваші справи і тримати їх на гарному рівні на будь-якому проєкті.

Регулярний збір та аналіз зворотнього звʼязку, аналіз потреб, що змінюються на проєкті в буденній роботі як у замовників, власників бізнесу так і ваших колег з команди є козирем, адже ви знатимете що робити, щоб покращувати себе, свою роботу, нарощувати цінність і мати вагу і перевагу у багатьох робочих ситуаціях та карʼєрі в цілому. Просто давайте їм те, що вони хочуть і нехай клієнти бачать цінність вас. Успіхів!

#tips

Третій кейс: пошук оптимальних можливостей для БА.

Звісно, ідея відео і загалом теми - не напродавати бізнес-аналітиків по-більше в проєкти. Це - неможливо, або буде мати негативні наслідки. Але можливості можна шукати і тут ми проговорили такі три кроки:

1. Аналіз потреб. Є проєкти, де БА не вистачає. Спектр роботи, послуг бізнес-аналізу достатньо великий, багато активностей, багато результатів, які можна досягнути і наростити реальну цінність БА в проєктах. Але головне - це потреби. Що потрібно клієнту? Певна експертиза. Певне вирішення проблем: з комунікацією, документацією? Клієнту просто не вистачає часу створювати вимоги? Або проєкт страждає від постійних змін? Це потрібно виявити.
2. На базі потреб можна визначити ціннісну пропозицію для клієнта: певна експертиза, певні навички, певні активності, певний фокус на потрібному обсязі. Це не тільки дозволяє швидко. оптимізувати бізнес-аналіз на проєкті, але і дозволяє зрозуміти, де його потрібно розширити. Які інструменти можна залучити для виявлення потреб: інтервʼю, робочі семінари з клієнтами, командою, метрики вимірювання ефективності, аудити проєктів - все, щоб виявити вимоги...вимоги до бізнес-аналізу.
3. На базі ціннісної пропозиції запропонувати потрібні рішення. Це може бути коригування бізнес-аналізу на проєкті або залучення бізнес-аналітиків. Такий усвідомлений підхід допоможе зорієнтуватися на потрібних активностях, або ж відкрити вакансію, знайти людину з потрібними навичками. Якщо клієнт побачить у кандидаті чи у вашій пропозиції саме те, що він і сам хоче, то чи зможе він відмовити?

#tips

Другий кейс: системний підхід через розбудову фреймворків та портфоліо.

Бізнес-аналіз можна і потрібно сприймати як продукт або послугу. Дійсно, ми надаємо послуги спонсору, продуктовій команді, розробникам, тестувальникам тощо. У бізнесі для продукту чи послуги має бути гарна упаковка, презентація, щоб його можна було гарно продавати. І для послуги БА це має бути повністю зрозуміле і чітке портфоліо. Що таке бізнес-аналіз у нас? Що дає виявлення та специфікація вимог? Що дає аналіз процесів? Що дає оцінка рішень? Як кожна з послуг виглядає, які техніки та інструменти будуть залучені? Що потрібно БА від інших зацікавлених сторін для успішного та якісного надання послуг? Коли ми можемо прокомунікувати це з клієнтом, ми можемо добитися від нього не тільки згоди на залучення чи розширення функції бізнес-аналізу, але й на максимальну його участь у потрібних активностях.

Фреймворки дуже допомагають упакувати, розкласти по поличкам для користувачів БА послуги, активності аналізу, оформити їх у зрозумілий формат для клієнта. В додаток для цього можна побудувати схему надання послуги (service blueprint) для самих виконавців БА - бізнес-аналітиків.

Однак, фреймворк не є процесом, він не дає чіткі послідовності в інструкціях, але він дає арсенал і рекомендації що саме використовувати в тій чи іншій ситуації, надаючи свободу рішенням БА конкретно на проєкті та у кожній ситуації, забезпечуючи гнучкість використання фрейморку.

Отже, структуризація бізнес-аналізу через фреймворки дасть вам не тільки краще зрозуміти його як певну групу активностей так і краще оформити відповідні послуги для ваших клієнтів у вигляді портфоліо.

#tips

Отже, кейс перший: коли взагалі немає бізнес-аналітиків

Це як на мене основний виклик. Я полюбляю порівнювати дискусійність потреби БА у проєктах з психологами. Багато людей все ще відносяться до психологів типу "навіщо мені психолог?", "я з цим сам впораюся", "мені друзі допоможуть", "якось воно буде, головне, що у мене все відносно стабільно" тощо.

Так і з бізнес-аналізом багато замовників чи власників вбачають цінність виключно у команді розробки, а все інше вони "готові" взяти на себе чи на руки долі. Я б виділив цінність БА у трьох базових аспектах:
- Спрощення комунікації, складність якої під час розвитку продукту зростає по експоненті через зростання кількості зацікавлених сторін та вимог до системи.
- Створення документації - що зменшує залежність від т.з. "хранителів знань", а також необхідності розбирати як працює система з часом, бо не можливо стільки інформації тримати в памʼяті. Що перше, що друге буде коштувати грошей, ризиків, витрат на переробіток, демотивацію та плинність команди і т.д. Тому економія від відсутності БА навіть з перших днів проєкту є доволі сумнівною і на цифрах це можна зобразити.
- Ідеї, пропозиції, рекомендації від БА. І тут хочу зазначити унікальність ролі бізнес-аналітика. В цілому на проєкті дуже рідко трапляються люди, що можуть одночасно достатньо глибоко думати як про рішення так і про потреби. Якщо людина технічна, вона добре розбирається в аспектах системи, може створювати дуже круті речі, заглиблюватися і них, то вона втрачає фокус у потребах. І навпаки, людина з продуктової команди надає увагу клієнтам, користувачам, їх потребам, часто не розуміючи те, яким чином рішення їх покриє. Так от унікальність ролі БА у тому, що в рамках кожної конкретної задачі вона жонглює поглядами з обох сторін і може запропонувати щось цінне, що для окремо технічого і окремо бізнес стейкхолдера було неочевидним.

Плюс варто памʼятати, що БА - це агенти змін, чемпіони змін, вони більш відкриті до змін, покращень та аналізу в контексті переходу у щось нове для організації, продуктів. І це дуже важливо у трансформаційних або інноваційних проєктах, які провалюються із-за небажання більшості учасників зберегти статус-кво

#tips

Щодо прибирання в Міро🧹, зафіксував паралельно певну аналітику цієї активності, підрахувати було нескладно)
- 23% контенту було видалено
- 25% контенту було поміщено в секцію Архів
Тобто непотрібно контенту за 1,5 роки проєкту назбиралося майже пів борди, який муляє очі, був створений підряд в рандомних місцях
Ну, і активно використовуваного контенту (що стосується поточного опису системи і задач) приблизно 25%

Можна сказати, що в цілому навігацію вдалося покращити в два рази (без врахування ефекту від сортування по розділам, бо його важче порахувати).📈

P.S.: до речі колезі Олені за ідею загалом це зробити, бо для мене творчий безлад - це норма і терпимо, але загалом краще щоб все було чемно і команді легше. 😇

#project #tips

Також розкидав візуально контент по наступним розділам (на скріні вище видно їх лінії розмежування):
- Результати досліджень контексту системи (персони, користувацькі подорожі, аналіз конкурентів)
- Артефакти, пов'язані з управлінням бізнес-аналізом
- Артефакти, що описують поточну логіку та стани функцій системи
- Моделі, пов'язані з конкретними задачами, сторями
- Архів

Чи намагаєтеся розділяти свій контент на онлайн-дошках?

#project #tips

Як бачите, проведення зустрічей — це не так просто, але й не так складно. 😊 Застосування згаданих сьогодні практик (з яких можна, певно, зробити невеликий чекліст) дозволяє бізнес-аналітику не лише організовувати зустрічі, а й ефективно проводити їх. І максимально використовувати їх результати для розвитку проєкту через ефективну комунікацію інформації та координацію людей завдяки простим інструментам, типу тих же ноутсів. 📝

І за це йому будуть вдячні всі навколо. 🙌✨

#tips #elicitation #geniuseeBAO

Спілкуватися — це круто 😊, але щоб зустрічі просували наші завдання та процес розробки вперед, після мітингу БА може/має зробити наступне:

- Структурувати нотатки зустрічі: виділити ключові пункти зустрічі та результати виявлення 📝
- Поділитися нотатками та результатами зустрічі з учасниками, наприклад, розіслати через email, записати в Confluence, скинути в Slack тощо 📧
- Підтвердити результати виявлення та їх валідність зі стейкхолдерами ✅
- Перевірити результати зустрічі з іншими джерелами (наявною документацією, вимогами, попередніми домовленостями) 🔍📂
- Запланувати визначені подальші дії (Action Items) — ваші та ваших стейкхолдерів 🗂
- Призначити додаткові зустрічі із зацікавленими сторонами (включаючи тих, що, наприклад, були відсутні на мітингу) 🗓🤝
- Поділитися результатами з командою розробників, якщо вже це є сенс робити 🧑‍💻👩‍💻

Ось такий у нас вийшов список домашньої роботи опісля середньостатистичної зустрічі. 😊✨

#tips #elicitation #geniuseeBAO

Проведення зустрічі.🫂 Також ми встигли проглянути під мікроскопом те, що важливо бізнес-аналітику під час мітингу і яка його роль у цьому.💡

Основні пункти, я б сказав, найкращі практики, що ми виділили:
Управління часом та відстеження таймінгу зустрічі ⏳
- Фасилітація обговорення: ставити запитання, заохочувати участь, додавати візуальні матеріали (за потреби) 🗨📊
- Фіксація вимог, рішень та ключових нотаток у реальному часі перед стейкхолдерами 📝
- Забезпечення дотримання порядку денного, повертаючи увагу учасників до теми 🧭
- Проведення короткого огляду попереднього спілкування/мітингу (якщо таке мало місце) 🔄
- Підтримка дружньої атмосфери під час обговорення 😊
- Не затримуватися занадто довго на одному підпункті 🚀
- Підтвердження ключових моментів і рішень для уникнення непорозумінь ✅
- Завершення зустрічі з підсумками та наступними кроками 📩

Також трохи попрактикувалися, а саме, послухали коротенький ШІ-згенерований мітинг. 🤖 Задачею було уловити про що ті троє загадкових стейкхолдерів спілкуються, які рішення вони прийняли і записати ноутси.
На те, що в'їхати в контекст проєкту була всього хвилина (пару слів про продукт і список стейкхолдерів), тому було динамічно, хоча наших колег цим не залякаєш і всі впоралися. 💪😎

#tips #elicitation #geniuseeBAO

Нещодавно на нашому внутрішньому семінарі БАО розбирали в деталях тему типових проєктних мітингів. 😊
Ну, от ті, що організовує БА: або рефайнмент, або ще якийсь збір зацікавлених сторін (стейкхолдерів) для обговорення вимог, дизайну, аналізу процесів тощо.
У цих зустрічей насправді є багато чого спільного. Наприклад, важко не погодитися з трьома основними етапами мітингу:
1️⃣ Підготовка до зустрічі 📝
2️⃣ Проведення зустрічі 💬
3️⃣ Опісля зустрічі 📩

Що важливого ми виділили у якісній підготовці до зустрічі:
- Визначити мету та очікування від зустрічі 🎯
- Ідентифікувати стейкхолдерів, їхні ролі, рівень впливу та очікування 🧑‍💼👩‍💼
- Прочитати доступну документацію та дослідити тему зустрічі 📚
- Розробити порядок денний (agenda) 📋
- Оцінити необхідний час для кожного пункту порядку денного ⏳
- Підготувати матеріали (прототипи, моделі, таблиці, шаблони) 📂
- Надіслати порядок денний і матеріали стейкхолдерам заздалегідь ✉️
- Забезпечити вчасне запрошення всіх учасників 🕒
- Сформулювати запитання для уточнень або підтвердження гіпотез ❓

Підготовка до зустрічі - половина успіху її проведення!👍

#tips #elicitation #geniuseeBAO